Minimize as reclamações trabalhistas

Por  Marco Antonio Granado

 

Dentro de uma empresa existem muitos empregados realizando diversas tarefas nos mais variados ramos. Tal relação jurídico trabalhista exige que contratos de trabalhos e anotações na carteira de trabalho sejam realizadas conforme essas funções distintas.

 

Mas mesmo com todo esse trâmite, algum ou alguns dos empregados podem se achar que seus direitos não foram respeitados e pleiteá-los judicialmente.

 

Dentre várias preocupações que o empresário possui, temos a certeza que é a de receber uma notificação pertinente a um processo trabalhista. Você, empregador, está preparado para minimizar isto?

 

Reforço que, por mais que se invista em segurança do trabalho, recursos humanos, assessoria jurídica, muitas vezes estes processos são inevitáveis, em razão da alto índice de estímulos existentes em nossa legislação e organismos nocivos a boa fé e a boa ética empresarial.

 

Sendo assim, cabe ao empregador estabelecer alguns cuidados, se prevenindo de maneira mais profissional e técnica, observando mais cautelosamente os seguintes itens:

 

a) não mantenha, jamais, funcionários sem registro em sua empresa, seja CLT, autônomos, terceirizados, prestadores de serviço, todos devem estar bem documentados quanto ao seu vínculo seja ele periódico ou permanente, empregatício ou autônomo;

 

b) quando o empregado for vinculado a CLT, este deve ser registrado desde o primeiro dia de trabalho, não existindo legalmente em nenhuma hipótese, a condição em realizar alguma experiência por algum período de tempo, e depois registrá-lo;

 

c) mantenha um relacionamento sério e profissional com seus empregados, registrando tudo que for acordado por escrito, formalizando seus detalhes e suas especificidades;

 

d) respeite o intervalo para refeição e descanso do empregado, cumprindo a determinação em não ultrapassar o limite legal das 44 horas semanais, onde tal descontrole poderá ser pleiteado e caracterizado como horas extras;

 

e) observe a legislação quanto a obrigatoriedade em manter o controle de ponto dos empregados em um relógio de ponto, caso esta obrigatoriedade não lhe atinja, tenha ao menos o livro de ponto manual, para que se registre a entrada e saída dos funcionários, assim terá ao menos a comprovação dos horários praticados por seus empregados, que não poderão pleitear que trabalharam além do acordado;

 

f) faça somente todos os créditos quanto aos pagamentos de seus empregados, em uma conta corrente do empregado de uma instituição financeira, nunca pague em dinheiro, assim terá comprovação legal de qualquer pagamento realizado;

 

g) tenha todos os recibos de férias, 13º salário, holerites, enfim todos, assinados por seu empregado;

 

h) organize todos os documentos de cada um de seus empregados em pastas individuais, cronologicamente e por tipo de pagamento;

 

Enfim, resumidamente, para evitar reclamação trabalhista se faz necessário o respeito e o cumprimento à risca da legislação trabalhista, além de manter os documentos e comprovantes de salários, férias, INSS e FGTS organizados e bem guardados.

 

Para isto, vamos fazer memória uma do tempo da guarda dos documentos trabalhistas demonstrado no quadro abaixo:

Documentos Prazo para guardá-los Base legal para
guardá-los:
– Contrato de trabalho;

– Livros de Inspeção do Trabalho;

– Livro de Ata da CIPA;

– Livro ou ficha de registro de empregado;

– RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;

indeterminado art. 603 da CLT, art. 19 do Decreto 3.048/99, estes documentos servem para comprovar o tempo de serviços, portanto, são importantíssimos.
Recibo de pagamento de salário, de férias, de 13º salário, controle de ponto; 5 anos art. 7º, XXIX, CF e art. 11 da CLT
Termo de rescisão do contrato de trabalho; 5 anos art. 7º, XXIX, CF
Folha de pagamento; 10 anos art. 225, I e § 5º, Dec. 3.048/99
FGTS – Fundo de Garantia do Tempo de Serviço; 30 anos art. 23, § 5º, Lei 8.036/90 e Súmula 362 do TST
GFIP – Guia recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social; 30 anos art. 23, § 5º, Lei 8.036/90
GRRF – Guia de recolhimento rescisório do FGTS ; 30 anos art. 23, § 5º, Lei 8.036/90
GPS – Guia da Previdência Social; 5 anos  art. 45, Lei 8.212/91 c/c súmula vinculante nº 8 do STF
Contribuição sindical; 5 anos 578/579 da CLT c/c arts. 173 e 217 do CTN
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados; 3 anos art. 1º, § 2º, Portaria TEM 235/03
– Acordo de Compensação;

– Acordo de prorrogação de horas;

– Atestado Médico;

– Autorização para descontos não previstos em lei;

– Comprovante de entrega de comunicação de dispensa (CD):

– Documentos relativos às eleições da CIPA;

– Contribuições Assistencial, Confederativa

(para contribuições descontadas e não recolhidas não corre prazo prescricional);

– Mapa anual de acidente do trabalho;

– Recibo de abono de férias;

– Recibo de Férias;

– Vale transporte;

5 anos CF, art 7º, inciso XXIX, na redação da Emenda Constitucional nº 28/2000:

Portaria MTb nº 3.214/78 NR 5, subitem 5.40, letra “j”, na redação da Portaria SSST nº 8/99.

Portaria  Mtb nº 3.214/78 – NR 4, item 4.12, letra “j”, na redação da Portaria SSMT nº 33/83

– Documentos sujeitos à fiscalização do INSS (folha de pagamento, recibo e ficha de salário-família, atestados médicos relativos a afastamento por incapacidade ou salário-maternidade, Guia de recolhimento previdenciário);

– PIS/PASEP – a contar da data prevista para seu recolhimento;

– Salário Educação;

10 anos Arts. 348 e 349 do RPS, aprovado pelo Decreto nº 3.048/99;

Art. 10 do Decreto Lei nº 2.052/83;

Art. 1º do Dec. 3.142/99

– Exames médicos (admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional), incluindo avaliação clínica e exames complementares; 20 anos Subitens 7.4.1, 7.4.2, 7.4.5.1 da NR 7, na redação dada pela Portaria SSST nº 24/94

 

 

Marco Antonio Granado, empresário contábil, contador, palestrante e escritor de artigos empresariais. Atua como consultor empresarial nas áreas contábil, tributária, trabalhista e de gestão empresarial. Atua como docente na UNISESCON e no SINDCONT-SP. Atua como consultor contábil, tributário, trabalhista e previdenciário do SINFAC-SP e da ABRAFESC. É membro da 5ª Seção Regional do IBRACON. É bacharel em contabilidade e direito, com pós-graduação em direito tributário e processo tributário, mestre em contabilidade, controladoria e finanças.

 

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