O nome que você dá à verba pode estar custando caro: o que a folha de pagamento revela ao Fisco, ao INSS e ao FGTS

Publicado em 01/10/2026

Por Marco Antonio Granado

Imagine duas empresas do mesmo porte, no mesmo setor, com folhas de pagamento praticamente idênticas, porém, ambas pagam salário, horas extras, prêmios, ajuda de custo e vale-alimentação, mas, no fim do ano, uma delas recolheu exatamente o que devia, e a outra descobre, numa fiscalização ou numa reclamação trabalhista, que acumulou um passivo capaz de comprometer o caixa de um exercício inteiro, esta diferença entre as duas não está no valor pago aos empregados, e sim, na natureza jurídica de cada verba.

Parece assunto para advogados e contadores, e em parte é, mas quem assina os cheques é o empresário, desta forma, é ele quem responde quando uma parcela tratada como “indenização” é reclassificada como salário, com juros, multa e reflexos em cascata, pois, entender a lógica por trás da folha deixou de ser detalhe técnico, e sim, hoje é tratada como gestão de risco.

A primeira ideia a guardar é simples, que na folha de pagamento, o nome da rubrica não define nada, e o que define a natureza de uma verba é a sua finalidade e a forma como ela é paga, mas chamar um valor de “ajuda de custo” não o transforma em ajuda de custo, se este valor é fixo, pago todo mês, sem qualquer relação com despesas efetivas do trabalho, o Fisco e a Justiça do Trabalho tendem a enxergar ali o que ele de fato é: salário com outro nome.

Em linhas gerais, as verbas trabalhistas se dividem em dois grandes grupos, sendo de um lado estão as parcelas de natureza remuneratória, que retribuem o trabalho prestado ou o tempo à disposição do empregador, sendo eles: o salário-base, as horas extras, os adicionais de insalubridade, periculosidade e noturno, as comissões, as gratificações habituais, o décimo terceiro e as férias gozadas, e do outro lado estão as parcelas de natureza indenizatória, que não pagam o trabalho, mas recompõem um prejuízo, ressarcem uma despesa ou compensam um direito que não pôde ser usufruído, sendo o caso das férias indenizadas na rescisão, do aviso prévio indenizado, do reembolso de despesas comprovadas, das diárias de viagem e do vale-transporte.

Essa divisão, que pode soar acadêmica, é o interruptor que liga ou desliga praticamente todos os encargos da folha, pois, verba remuneratória, como regra, entra na base de cálculo da contribuição previdenciária, do FGTS e do Imposto de Renda retido na fonte, além de gerar reflexos em férias, décimo terceiro e descanso semanal remunerado. Verba indenizatória, também como regra, fica fora dessas bases, compreenda que multiplicando a diferença pelo número de empregados e pelos meses do ano, fica claro por que uma classificação equivocada pode custar tão caro.

O problema é que os três sistemas: previdenciário, fundiário e tributário, não seguem exatamente a mesma régua, e assim, cada um tem sua lei, sua lógica e sua jurisprudência. E é justamente nessas diferenças que moram as armadilhas.

Comece pela Previdência, com base na Lei nº 8.212/1991 define o salário de contribuição como a totalidade dos rendimentos destinados a retribuir o trabalho, e o seu artigo 28, parágrafo 9º, traz uma lista das parcelas que não integram essa base, onde encontramos por exemplo, as férias indenizadas e o respectivo terço, o vale-transporte, a participação nos lucros paga conforme a lei específica e as diárias de viagem, e assim, fora da lista, a regra é a incidência, pois bem, o Supremo Tribunal Federal reforçou esse raciocínio ao fixar, no Tema 20, que a contribuição do empregador incide sobre os ganhos habituais do empregado, qualquer que seja o nome dado a eles.

Os tribunais superiores, porém, também desenharam limites importantes, sendo o Superior Tribunal de Justiça afastou a contribuição previdenciária sobre o aviso prévio indenizado e sobre os quinze primeiros dias de afastamento por doença, pagos pela empresa antes do auxílio do INSS, justamente por reconhecer que não há ali retribuição por trabalho, por sua vez o STF, declarou inconstitucional a contribuição patronal sobre o salário-maternidade, mas a mesma Corte decidiu, no Tema 985, que a contribuição incide sobre o terço constitucional de férias gozadas, com efeitos a partir de setembro de 2020, ou seja, uma verba que muitas empresas deixaram de tributar com base em decisões anteriores voltou a integrar a base. E assim, quem não acompanhou a mudança pode estar acumulando diferenças sem saber.

Passe agora ao FGTS, e a régua muda um pouco, entendam que a Lei nº 8.036/1990 manda depositar 8% sobre a remuneração paga ao trabalhador, incluindo as parcelas previstas nos artigos 457 e 458 da CLT e o décimo terceiro, e exclui, em regra, as mesmas parcelas que a lei previdenciária deixa de fora, até aí, tudo parece alinhado, porém, só que o FGTS não é tributo, é um direito do trabalhador, por isso a Justiça do Trabalho, que analisa esse tema com olhar próprio, entende que o aviso prévio indenizado sujeita-se ao depósito do FGTS (Súmula 305 do TST), embora fique fora da base da contribuição previdenciária, segundo o STJ, este é um exemplo perfeito de como a mesma verba pode receber tratamentos diferentes em cada frente, e de como o gestor que aplica uma única lógica para tudo corre o risco de errar.

Na frente tributária, o Imposto de Renda enxerga a questão por outro ângulo, o do acréscimo patrimonial, e assim, se a verba aumenta o patrimônio do trabalhador, é renda e, em regra, sofre retenção na fonte, porém, se apenas recompõe uma perda, não há renda a tributar, sendo por isso que as férias não gozadas e indenizadas na rescisão escapam do imposto, como reconhece a Súmula 386 do STJ, e que as indenizações previstas em lei por rescisão do contrato também ficam isentas, mas, as horas extras, gratificações e prêmios, por mais que tenham caráter eventual, representam ganho para quem recebe e, como regra, são tributados.

Entre todas essas regras, a Reforma Trabalhista de 2017 trouxe uma mudança que muitos empresários enxergaram como oportunidade, na nova redação do artigo 457 da CLT passou a dizer que ajuda de custo, auxílio-alimentação (desde que não pago em dinheiro), diárias para viagem, prêmios e abonos não integram a remuneração e não constituem base de incidência de encargo trabalhista e previdenciário, ainda que habituais, mas a porta, porém, não é tão larga quanto parece, o prêmio, pela própria lei, é a liberalidade concedida em razão de desempenho superior ao ordinariamente esperado, ou seja, um valor fixo, pago a todos, todo mês, sem meta, sem critério e sem avaliação, não é prêmio, é salário, e a Receita Federal tem sido rigorosa ao exigir que o pagamento esteja vinculado a critérios objetivos, previamente definidos e efetivamente documentados.

Vale o mesmo para a Participação nos Lucros ou Resultados, ou seja, a PLR é uma das ferramentas mais eficientes de remuneração variável justamente porque fica fora da base previdenciária e do FGTS, mas esse benefício só existe quando a empresa cumpre as regras da Lei nº 10.101/2000: negociação com comissão de empregados ou sindicato, regras claras e metas objetivas, acordo firmado antes do período de apuração e limite de pagamentos no ano. PLR assinada às pressas no fim do exercício, com metas genéricas ou paga mensalmente, é convite para a descaracterização, e, com ela, para a cobrança de todos os encargos que se pretendia evitar.

Há ainda um ingrediente que tornou esse tema muito mais sensível nos últimos anos, a transparência, entendam que com o eSocial, cada rubrica da folha precisa ser cadastrada com sua natureza e com a indicação de incidência para Previdência, FGTS e Imposto de Renda, todas essas informações alimentam a DCTFWeb e o FGTS Digital, e ficam, portanto, à disposição da fiscalização de forma organizada e cruzável, pois, o que antes dependia de uma auditoria presencial, com caixas de documentos, hoje pode ser identificado por sistemas que comparam rubricas, empresas e setores, sendo assim, uma parametrização errada não é mais um deslize isolado; é um erro que se repete, automaticamente, a cada competência.

E o custo do erro raramente vem sozinho, compreendam que uma verba indevidamente tratada como indenizatória pode gerar, de uma só vez, a cobrança da contribuição previdenciária patronal e das contribuições de terceiros, com multa e juros, o depósito retroativo do FGTS, com os acréscimos legais; a retenção do Imposto de Renda que não foi feita, e, na Justiça do Trabalho, a integração da parcela ao salário, com reflexos em férias, décimo terceiro, descanso semanal, horas extras e verbas rescisórias, sendo assim, é o efeito dominó da folha de pagamento: uma peça mal colocada derruba várias outras.

O erro contrário também existe, embora seja menos comentado, pois, muitas empresas, por excesso de cautela ou por sistemas mal configurados, recolhem encargos sobre verbas que não deveriam integrar a base, nesse caso, o prejuízo é silencioso, mas igualmente real, o dinheiro que sai todos os meses sem necessidade e que, em determinadas situações, pode ser recuperado por meio de revisão e compensação, dentro do prazo legal de cinco anos, e assim, uma boa revisão da folha, portanto, não serve só para evitar autuações, pode também devolver recursos ao caixa.

O que fazer, então? O primeiro passo é revisar o cadastro de rubricas com olhar crítico, verificando se a natureza e as incidências atribuídas a cada verba correspondem à realidade do pagamento, e não apenas ao nome escolhido, o segundo é documentar, as políticas de prêmios com critérios objetivos, acordos de PLR formalizados no tempo certo, comprovantes de despesas nos reembolsos, relatórios de viagem nas diárias, o terceiro é acompanhar a jurisprudência, porque, como mostra o caso do terço de férias, o entendimento dos tribunais muda e pode transformar uma prática segura em um passivo, e o quarto é integrar as áreas: RH, departamento pessoal, contabilidade e jurídico precisam conversar antes que a verba chegue ao contracheque, e não depois que ela chegar à fiscalização.

No fundo, a folha de pagamento é um dos retratos mais fiéis de uma empresa, ela mostra como o negócio remunera, reconhece e retém pessoas, mas também revela, para quem sabe ler, se a gestão compreende as regras do jogo ou se está apostando na sorte, e assim, tratar a natureza jurídica das verbas com seriedade não é burocracia. É proteger o caixa, a reputação e a relação de confiança com quem trabalha na empresa.

Da próxima vez que alguém sugerir “pagar por fora como prêmio” ou “chamar de ajuda de custo para economizar”, faça uma única pergunta: essa verba é, de fato, o que o nome diz que ela é? Se a resposta não vier acompanhada de documentos, critérios e fundamento legal, a economia de hoje pode ser a autuação de amanhã, e assim, na folha de pagamento, a conta sempre chega, e com juros, mas acima de tudo trazendo muita dor de cabeça para os gestores e empresários.

Marco Antonio Granado é empresário contábil (1994), contador (1988), autor de mais de 4.500 artigos voltados ao universo empresarial, atuou em grandes empresas nacionais em multinacionais como: contador, gerente contábil, gerente financeiro, controller, diretor financeiro. Atua como consultor, orientador e conselheiro: contábil, tributário, financeiro, trabalhista e previdenciário, assessorando empresas na organização de processos, no planejamento estratégico, na mitigação de riscos, na otimização de cargas fiscais e na implementação de práticas de gestão que fortalecem a governança e a competitividade do negócio. Docente e palestrante em instituições: SINFAC-SP (2012), ABRAFESC (2020), UNISESCON-SP/AESCON-SP (2021), SINDICONT-SP (2021), CRC-SP (2022), OAB-SP (2024), Universidade São Judas Tadeu (USJT) (2026), entre outras entidades de destaque no cenário profissional e acadêmico, em âmbito nacional. Consultor contábil, tributário, trabalhista e previdenciário no SINFAC-SP (2012) e da ABRAFESC (2020), Conselheiro Consultivo da JUCESP (2019–2022) (2026-2029), foi membro da 5ª Seção Regional do IBRACON (2017–2025), Membro da Comissão de Direito das Micro e Pequenas Empresas da OAB/SP (2025 até hoje). Doutorando em Controladoria, Finanças e Tecnologias da Gestão (Mackenzie) (2026), Mestre em Contabilidade, Controladoria e Finanças (FIPECAFI-USP) (2020), Pós-Graduado em Direito Tributário e Processo Tributário (USJT) (2015), Bacharel em Direito (UNIP) (2005) e Bacharel em Contabilidade (USJT) (1988).